La Seguridad Social avanza en la extensión de las notificaciones electrónicas. El BOE ha publicado la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, que modifica la Orden ISM/903/2020 y amplía los supuestos en los que determinadas personas deberán recibir comunicaciones y notificaciones a través de medios electrónicos.
La norma entrará en vigor el 1 de septiembre de 2026, tras el plazo de tres meses previsto desde su publicación oficial. A partir de esa fecha, se amplía el colectivo obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración de la Seguridad Social en determinados procedimientos vinculados a prestaciones.
El cambio afecta especialmente a personas físicas solicitantes o perceptoras de prestaciones de incapacidad temporal, así como a quienes reciban notificaciones o comunicaciones relacionadas con incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes.
La principal novedad se encuentra en la modificación del artículo 4.1.c) de la Orden ISM/903/2020.
Hasta ahora, este apartado ya incluía a determinadas personas solicitantes o perceptoras de prestaciones como nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural.
Con la reforma, también se incorporan las personas físicas solicitantes o perceptoras de incapacidad temporal, así como los supuestos en los que la notificación o comunicación se refiera a prestaciones por incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes.
En la práctica, esto significa que un mayor número de personas deberá prestar atención a la Sede Electrónica de la Seguridad Social, donde se pondrán a disposición las notificaciones y comunicaciones administrativas.
Aunque la reforma refuerza el uso de medios electrónicos, la orden también mantiene y amplía excepciones para evitar situaciones de indefensión.
El nuevo artículo 5.2 permite que, incluso en el caso de sujetos obligados, puedan practicarse notificaciones por medios no electrónicos en determinados supuestos. Entre ellos, cuando la persona interesada comparezca espontáneamente en una oficina de asistencia en materia de registro o en un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social y solicite recibir la notificación en ese momento.
También se prevé esta posibilidad cuando resulte necesario para garantizar la eficacia o la rapidez de la actuación administrativa.
Además, se introduce una excepción relevante: si la entidad gestora no dispone de datos de contacto electrónico para avisar de la puesta a disposición de la notificación en la SEDESS, podrá utilizar medios no electrónicos. En ese caso, deberá informar a la persona interesada de que puede identificar un dispositivo electrónico para futuros avisos.
La orden incorpora también una previsión destinada a facilitar el acceso electrónico a quienes puedan tener dificultades para utilizar la sede electrónica.
En los supuestos afectados por la nueva obligación, podrá prestarse asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social para el uso de medios electrónicos. De esta forma, el acceso a la SEDESS podrá realizarse válidamente con apoyo de personal funcionario.
Esta medida pretende equilibrar la digitalización administrativa con la necesidad de garantizar que las personas interesadas puedan acceder a sus notificaciones, especialmente en procedimientos sensibles relacionados con prestaciones de Seguridad Social.
La ampliación de las notificaciones electrónicas tendrá efectos prácticos relevantes.
Para asesorías laborales y graduados sociales, será importante informar a las personas afectadas sobre la necesidad de revisar los avisos, mantener actualizados los datos de contacto electrónico y acceder periódicamente a la sede electrónica.
Para empresas y departamentos de RRHH, la medida puede tener incidencia indirecta en la gestión de procesos de incapacidad temporal, incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes, especialmente cuando existan comunicaciones que afecten a la situación laboral o prestacional de la persona trabajadora.
El riesgo principal no está solo en recibir una notificación, sino en no verla a tiempo. Una comunicación puesta a disposición en sede electrónica puede desplegar efectos, aunque la persona no haya prestado suficiente atención a sus avisos.
La finalidad de la reforma es avanzar en la generalización del uso de medios electrónicos en la Administración de la Seguridad Social, agilizar procedimientos, reducir incidencias asociadas a notificaciones postales y reforzar la seguridad jurídica.
No obstante, la propia norma introduce mecanismos de garantía: avisos electrónicos, posibilidad de notificación no electrónica en determinados casos y asistencia presencial en los CAISS.
La digitalización administrativa avanza, pero exige una mayor cultura de seguimiento y control por parte de las personas interesadas y de quienes les asesoran.
La entrada en vigor de la Orden ISM/541/2026 convierte el acceso a la Sede Electrónica de la Seguridad Social en una cuestión práctica de primer orden para nuevos colectivos.
Desde septiembre de 2026, las personas afectadas deberán estar preparadas para recibir notificaciones electrónicas en procedimientos vinculados a incapacidad temporal, incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes.
Para asesorías y profesionales del ámbito laboral, el reto será anticiparse: revisar datos de contacto, informar a las personas afectadas y establecer pautas claras de seguimiento de comunicaciones.
En un entorno administrativo cada vez más digital, no atender correctamente una notificación electrónica puede tener consecuencias tan relevantes como ignorar una carta certificada.
