Dejar una sociedad inactiva es bastante habitual y sencillo, si bien también conlleva varias obligaciones que suelen dejarse de lado y no debemos olvidar.
Comunicación:
Si se quiere dejar una sociedad inactiva sólo hace falta comunicar ante la Administración Tributaria el cese de la actividad económica a través del modelo 036.
Se debe marcar la casilla 140 correspondiente a “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin disolución, entidades inactivas)” e indicar en la casilla 141 la fecha efectiva del cese en la actividad.
Esta comunicación debe presentarse en el plazo de un mes desde la fecha de cese. De presentarse con posterioridad se deberá aportar la documentación pertinente que pruebe y acredite la fecha en la que se produjo el cese, de lo contrario se tomará en cuenta la fecha de presentación.
IVA:
En primer lugar, aunque la sociedad esté inactiva no debe olvidarse presentar la declaración del IVA correspondiente al último periodo en que se tuvo actividad y el correspondiente resumen anual de ese ejercicio.
Dicho esto, lo más importante es que el IVA soportado a partir de la fecha de cese de la actividad no es deducible. Además, desde la fecha de cese de la actividad no se puede emitir factura por lo que no habrá ningún IVA que liquidar y en consecuencia no tendremos que presentar las declaraciones trimestrales del IVA ni el correspondiente resumen anual.
De igual forma, la sociedad no tiene tampoco obligación de llevar libro de facturas, pero sí a conservar los existentes durante cuatro años.
Impuesto sobre Sociedades:
Aunque la sociedad esté inactiva sigue existiendo la obligación de presentar el Impuesto sobre Sociedades.
Si durante parte del ejercicio objeto de declaración la sociedad estuvo activa se presentará el modelo 200 normalmente pero cuando la sociedad haya estado inactiva durante todo el año al que se refiere la declaración, en el modelo 200 se debe marcar la casilla 00026 de “Entidad inactiva”, lo que deshabilita la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Independientemente de ello, debemos reflejar los datos del balance actual de la entidad, así que el resultado del ejercicio, en caso de existir, debe recogerse en el balance de situación directamente contra el patrimonio neto.
Además, si la entidad obtuvo una cuota íntegra positiva en el último ejercicio en el que estuvo activa, deberá presentar los pertinentes pagos a cuenta del Impuesto sobre Sociedades.
Retenciones:
La obligación de efectuar retenciones sigue vigente aun con la inactividad declarada de la sociedad, por lo que cuando se dé el caso, la sociedad debe darse de alta en la obligación censal del modelo correspondiente a las retenciones a practicar, realizar su presentación e ingreso y darse de baja del mismo modelo. También habrá que presentar el correspondiente resumen anual en el mes de enero.
Contabilidad:
La inactividad de una sociedad no condiciona la obligación de llevar la contabilidad, que sigue existiendo, por lo que debemos continuar con la llevanza del libro Diario y del libro de Inventarios y Cuentas anuales, los cuales tienen que seguir presentándose para su legalización telemática (junto con el libro de actas) y con la formulación y presentación de las cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil.
Seguridad Social:
Si el administrador no realiza ninguna otra actividad económica y sus funciones inherentes al cargo de Administrador de la Sociedad no están remuneradas, puede solicitar su baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA), a través del modelo TA.0521-5. Aun cuando el funcionario de turno deniegue la baja, la Seguridad Social debe concederla al no desarrollarse actividad económica y por tanto no existir el elemento de habitualidad, indispensable para estar obligado al alta en este régimen.
La baja solicitada en los 3 días naturales siguientes al cese de la actividad surtirá efectos desde el día primero del mes siguiente a aquel en que se hubiere cesado en la actividad. Por el contrario, cuando no se solicite la baja o se solicite en un plazo superior, el alta así mantenida surtirá efectos en cuanto a la obligación de cotizar pero no así en cuanto al derecho a las prestaciones.
Responsabilidad por deudas:
El transcurso de un año sin actividad es causa legal de disolución, provocando que el administrador de la sociedad inactiva responda solidariamente de las obligaciones posteriores a dicho periodo si en el plazo de dos meses no convoca la junta general para que se adopte el acuerdo de disolución o si no solicita la disolución judicial cuando el acuerdo hubiera sido contrario a la disolución.
Y nos referimos a cualquier deuda que se genere, a saber: préstamos pendientes, suministros, alquileres, comisiones por cuentas bancarias, gasto del Registrador mercantil por presentación de cuentas anuales, infracciones…
