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• 29 de julio de 2024

La DGT aclara el registro y justificación del kilometraje en dietas por desplazamiento

La Dirección General de Tributos (DGT) ha emitido una aclaración sobre cómo registrar y justificar el kilometraje efectuado por empleados que utilizan sus vehículos propios para desplazamientos laborales. Estas directrices se detallan en la consulta vinculante V0540-24 del 9 de abril de 2024.

La normativa que regula los gastos de locomoción exonerados de gravamen se encuentra en el artículo 9.A.2 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RIRPF). Según esta normativa, las cantidades pagadas por desplazamientos, en tanto constituyan una compensación por el uso de medios de transporte propios o públicos, pueden ser exceptuadas de gravamen si cumplen ciertas condiciones.

Condiciones para la exoneración de gravamen

Para que las dietas por desplazamiento en vehículo propio queden exoneradas de gravamen, se deben cumplir las siguientes condiciones:

• Medios de transporte público: Se requiere la justificación del importe del gasto mediante factura o documento equivalente.
• Vehículo propio: Es necesario justificar la realidad de los desplazamientos y, en su caso, los gastos de peaje y aparcamiento.

Las cantidades asignadas por desplazamientos en vehículo propio están exentas hasta 0,26 euros por kilómetro recorrido, según la Orden HFP/792/2023. Además, se podrán añadir los gastos de peaje y aparcamiento siempre que se justifiquen adecuadamente. 

Justificación de los desplazamientos

La justificación de los desplazamientos puede realizarse por cualquier medio de prueba admitido en derecho, conforme al artículo 106 de la Ley General Tributaria (LGT). La Administración Tributaria será la encargada de valorar estas pruebas durante las inspecciones.

Principales puntos de la Resolución del TEAC 

La resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) n.º 3972/2018 establece los siguientes criterios:

1. Comprobación de dietas. La Administración puede verificar las retribuciones declaradas como dietas y asignaciones para gastos de viaje exoneradas de gravamen.
2. Acreditación de gastos. Los gastos de locomoción mediante vehículo privado y los gastos de manutención deben ser acreditados por el pagador, justificando el día, lugar y motivo del desplazamiento.
3. Gastos de transporte público y estancia. Los justificantes de estos gastos deben ser proporcionados por el empleado, ya que los pagos se han realizado a su nombre.
4. Documentación de gastos. Si la documentación justificativa está en poder del pagador, el empleado puede argumentarlo en el procedimiento de comprobación, y la Administración debe intentar obtener dicha documentación del pagador.

Las directrices de la DGT y la resolución del TEAC proporcionan un marco claro para la justificación de los gastos de desplazamiento en vehículo propio, asegurando la exoneración de gravámenes siempre que se cumplan los requisitos establecidos. Es interesante que tanto empresas como empleados estén al tanto de estas normas y mantengan una adecuada documentación de los desplazamientos y gastos relacionados.

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